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Information Design auf dem BARC BI Congress

Im November des vergangenen Jahres habe ich am BARC Congress teilgenommen. Das unabhängige Analystenhaus wählte als Veranstaltungsort das Wissenschaftsmuseum „Odysseum“ in Köln. BARC hatte den zweittägigen Congress in 3 Tracks gegliedert. Track A und Track B beinhalteten Fachthemen der BARC Analysten als auch Kundenbeiträge. In Track C stellten die Software Anbieter Ihre Werkzeuge in LIVE-Demos vor.

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Am zweiten Tag eröffnete Prof. Hichert mit seiner Key-Note „Vom Notationskonzept zur zertifzierten Lösung“. In sympathischem Vortragsstil riss der Namensgeber und Buchautor von „Information Design“ das Publikum mit sich und vertrat vehement sein Credo „Berichte und Präsentationen sollten Antworten auf die von den Empfängern erwarteten Fragen geben! Ansonsten könnten diese kaum erfolgreich sein. Präsentationen seien genau dann erfolgreich, wenn die Vortragenden ihr Ziel erreicht haben – nämlich die von ihnen gewünschten nächsten Schritte nach der Präsentation.

Geschäftsberichte müssen bestimmten Anforderungen genügen, hierzu sind auch Regeln notwendig wie eine einheitliche Notation. Als Beispiel führte Herr Hichert mehrfach den „Klassiker“ der nicht einheitlichen Skalierung von Diagrammachsen an. Als weitere „Todsünden“ wurden bestimmte Diagrammtypen kategorisiert, die vorallem in den neueren Excel Versionen verfügbar seien, z.B. dreidimensionale Pyramiden. Die Lacher des Publikums waren auf seiner Seite.
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Laut Herrn Hichert sind die meisten Präsentationen für die Zusschauer eine Tortur – weil sie schlichtweg langweilig seien. Seiner Meinung nach können die nachfolgenden Ansätze zu Verbesserungen an diesem wenig erfreulichen Zustand führen:

  • Die Präsentierenden sollten die dringlichsten Fragen ihrer Leser oder Zuhörer kennen bzw. erahnen – und darauf aufbauend Ihre Präsentation gestalten.
  • Daher sollte jede Präsentation bereits auf der ersten Seite die zentrale Botschaft der Präsentation vermitteln. Die Botschaft kann eine Sachlage darlegen, diese erklären und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
  • Berichte und Präsentationen sollten eine einheitliche Notation befolgen und eine hohe Informationsdichte aufweisen

Eine leider weit verbreitete Praxis sei es, dass die an der Leinwand gezeigten Schaubilder in gleicher Form auch als Tischvorlage verteilt werden – „Dadurch werden viel zu oft Texte an die Wand projiziert und gleichzeitig sind die Texte für das spätere Nachvollziehen des Gesagten zu knapp, weil keine vollständigen Sätze vorhanden sind“. D.h. die weit verbreitete „Unsitte“ der Doppelverwendung einer PowerPoint-Präsentation als „Transportmedium“ und Dokumentation werde weder dem einen noch dem anderen Verwendungszweck gerecht.

Ferner sollte es doch nicht so sein, dass die Referenten ihre Bilder erkären, sondern die Bilder sollten helfen, die Referenten besser zu verstehen! – so Hichert. In der heutigen „PowerPoint-Kultur“ sei es häufig nicht so, dass ein Bild „mehr als tausend Worte“ sagt, sondern es werden viele Worte benutzt, um ein Bild zu erklären. Der Kern jeder Präsentation muss der Inhalt sein, d.h. die „Botschaft“ steht am Anfang einer Präsentation. Dies ist durchaus wörtlich gemeint – bereits auf der ersten Seite soll die Kernbotschaft der Präsentation transportiert werden. „Wenn man nicht sagt, was man zu sagen hat, wird man auch nicht verstanden“. Diese scheinbar selbstverständliche Regel würde in der praktischen Geschäftskommunikation oft vernachlässigt. Laut Hichert gehören hierzu folgende Aspekte:

  • Die Botschaft sollte die Antwort sein auf die von den Lesenden oder Zuhörenden gestellten Fragen. Deshalb müssen die Berichtenden wissen, was die Leser oder Zuhörer brennend interessiert.
  • Jedes Schaubild erhält nicht nur einen Titel, sondern auch eine Botschaft in Form eines Aussagesatzes. Ein Bild ist dafür da, die Botschaft zu erklären – aber nicht umgekehrt.
  • Jede Textpassage beginnt mit einer Zusammenfassung der Botschaft, nämlich der wichtigsten Aussage oder der wichtigsten Erkenntnis.
  • Jeder Bericht beginnt mit einer Zusammenfassung der Empfehlungen,  Entscheidungsvorlagen oder den wichtigsten Erkenntnissen.
  • Auch eine umfangreichere Präsentation sollte sich in einem (!) Satz zusammenfassen lassen.
  • Botschaften sind immer ganze Sätze, sie können Feststellungen,  Erklärungen, Warnungen oder Empfehlungen sein.

Ein Wort zur Informationsdichte
Die Aussage „Komplexe Dinge versteht man besser, wenn sie in stark vereinfachter Form präsentiert werden“ – ist laut Herrn Hichert eine pauschale Aussage, die so nicht immer richtig ist. Meist gehe eine „Komplexitätsreduktion“ mit geringerer Informationsdichte einher. Wenn dadurch wichtige Zusammenhänge nicht mehr erkennbar sind, so kann dies den Empfänger eines Berichtes bzw. den Zuhörer einer Präsentation in die Irre führen. Texte sollen zentrale Botschaft transportieren während mittels Darstellung von Diagrammen und Bilder eine hohe Informationsdichte verständlicher präsentiert werden kann; selbstverständlich müsse diese auch dann noch gut erkennbar und lesbar bleiben. Nachfolgend hierzu einige Empfehlungen:

  • Auf viele der heute in Berichten und Präsentationen verwendeten „Business Charts“ kann verzichtet werden, weil sie nur Banalitäten „dekorieren“. Ein Beispiel: Der Hinweis, man hätte beim Umsatz einen Exportanteil von x Prozent muss nicht durch ein Kreisdiagramm visualisiert werden.
  • Wenn auf einem Bild dagegen hunderte von Zahlen visualisiert werden, wenn es Tatbestände in zwei und mehr Dimensionen aufzeigt, wenn es Erklärungen oder Beweise zeigt – dann ist ein Bild richtig eingesetzt. Bilder sind dafür da, komplexe Tatbestände zu vermitteln, die man nicht ohne weiteres durch Hören oder Lesen verstehen kann.
  • Vor allem bei den typischen PowerPoint-Schaubildern liegt oft eine geringe Informationsdichte vor (wenn man einmal von den Textschaubildern und Tabellen absieht, die aber in Präsentationen möglichst nicht verwendet werden sollten). Es ist teilweise möglich, den Informationsgehalt von zehn oder mehr Power-Point- Bildern auf einer einzigen A4-Seite Fließtext zusammen zu fassen.

Die Empfehlungen von Herrn Hichert zum Einsatz von Microsoft PowerPoint sind vergleichbar mit jenen, die man mittlerweile auch auf guten Präsentationsseminaren erhält. Vielfach würde die eigentliche Präsentation (Vortrag) mit den dabei verwendeten PowerPoint-Schaubildern gleich gesetzt, was natürlich Unfug sei: Der Vortrag soll dazu dienen, durch Fachkompetenz und Überzeugungskraft der Referierenden die gewünschten Veränderungen durchzusetzen. Die gezeigten Schaubilder können nie die Referierenden ersetzen, sie können allenfalls bei komplexen und verbal nicht einfach zu kommunizierenden Themen eine visuelle Hilfestellung bieten.

  • Wenn das Produkt PowerPoint als „Träger“ für Bilder oder Filme eingesetzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden. Wenn aber der Vortrag darin besteht, dass PowerPoint-Bilder nacheinander vorgelesen oder erklärt werden, PowerPoint sozusagen als öffentlicher Spickzettel verwendet wird, dann ist dies für die Zuhörenden eine Zumutung, und man muss dies als „lästige PowerPoint-Kultur“ bezeichnen.
  • Vielfach bestehen die Tischvorlagen (Handouts) aus Kopien der Schaubilder, die die Referierenden an der Leinwand zeigen. Dies führt zu den oben genannten Problemen: Zu viel Text an der Leinwand, zu wenig Text, um die Tischvorlagen ohne Vortrag zu verstehen.

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Quelle und (c) Rolf Hichert

Herr Richert hat hat ein komplexes Regelwerk, genannt „SUCCESS“ entwickelt, dass im Detail viele Vorschriften für die unterschiedlichsten Informationsobjekte der unterschiedlichsten Formen der Geschäftskommunikation definiert. Hier ein Beispiel für das Informationsobjekt „DIAGRAMM“:

  • Diagramme in Managementberichten sollen Zahlenzusammenhänge visualisieren. Während Tabellen zum Lesen da sind, sind Diagramme zum „Sehen“ da. Gute Geschäftsdiagramme sollen Ursachen aufzeigen und nicht banale Sachverhalte „dekorieren“. Diagramme sollen etwas sagen, sie sollen eine Botschaft vermitteln.
  • Diagrammtypen: Unterschiedliche Analysetypen wie Struktur- oder Zeitanalysen sollten durch unterschiedliche Diagrammtypen wie Säulen, Balken oder Linien dargestellt werden.
  • Skalierungen: Falsche Skalierungen sind der Hauptgrund für nicht verstandene Diagramme – im Wesentlichen sind dies abgeschnittene Achsen und unterschiedliche Skalierungen für gleiche Sachverhalte.
  • Bezeichnungen: Diagramme werden leichter verstanden, wenn Bezeichnungen integriert sind – beispielsweise sollten Legenden nicht außerhalb von Diagrammen angebracht werden (Bsp.: Zahlenwerte stehen in den Säulen eines Balkendiagramms).
  • Diagrammdetails: Bei perfekten Diagrammen sind auch Gestaltungsdetails wie Rubrikenstriche, Achsendicke, Rahmenform, Säulenbreite oder Balkenfarbe nicht zufällig, sondern Teil eines Gesamtkonzeptes.

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Quelle und (c) Rolf Hichert

Erfolgsfaktoren für Managementberichte

  • Zusammenfassung der zentralen Botschaften gleich zu Beginn des Berichtes als zentrale Botschaft
  • Eine übersichtliche Gliederung eines Managementberichts ist entscheidend für das Verständnis.
  • Seitentypen: Bei einem übersichtlichen Berichtskonzept werden vorgegebene Seitentypen unterschieden, auf denen die unten genannten Berichtsobjekte in standardisierter Form angeordnet sind (Titelblatt, Inhaltsverzeichnis und Zusammenfassung (Management Summary).
  • Berichtsobjekte: Die wichtigsten Objekte von Managementberichten sind Texte, Diagramme und Tabellen. Daneben gibt es auch Grafiken, Landkarten und Fotos. Aber auch so genannte Ordnungsobjekte wie Seitenzahlen, Raster und Symbole sind zu berücksichtigen.

Erfolgsfaktoren für Präsentationen

  • Einleitung: Zur Einleitung einer Präsentation gehören Punkte wie die Darlegung der Ausgangssituation, die Herausarbeitung der Problemstellung und die Nennung der mit Hilfe der Botschaft zu beantwortenden Frage. Die Einleitung dient dazu, die Zuhörer auf die Bedeutung der zu vermittelnden Botschaft aufmerksam zu machen (Aufbau des Spannungsbogens)
  • Botschaft: Im Mittelpunkt einer Präsentation steht ihre Botschaft: Der Vortrag wird gehalten, um gerade diese Botschaft zu beweisen oder zumindest glaubhaft zu machen. Präsentationen ohne Botschaft sind kaum verständlich.
  • Storyline: Entscheidend für den Erfolg einer Präsentation ist ihr fachlich-fundierter Inhalt als glaubhafte Antwort auf die beim Publikum bestehende Frage.
  • Nächste Schritte: Präsentationen sind erst dann erfolgreich, wenn die Vortragenden mit der Präsentation ihr Ziel erreicht haben – nämlich die von ihnen gewünschten nächsten Schritte nach der Präsentation angegangen werden.
  • Schaubilder: Bilder sollen Dinge zeigen, die durch Worte nicht oder nur sehr schwer auszudrücken sind.
  • Textschaubilder und Auflistungen sollten nicht an die Leinwand geworfen werden, sie gehören als ausformulierter Langtext in die Tischvorlage.

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Quelle und (c) Rolf Hichert